Соответствующий законопроект о формировании архивов нотариальных документов в Госдуму внесло Правительство РФ. Предполагается, что хранение и использование таких архивов будет обеспечиваться нотариальными палатами каждого субъекта РФ, чтобы повысить их сохранность, облегчить поиск и восстановление документов, а также снизить нагрузку на суды в части количества дел «об установлении фактов, имеющих юридическое значение». Таким образом, изменениями в законе «Об архивном деле в Российской Федерации» нотариальные архивы выделяются в отдельную категорию.
Сейчас порядок хранения и использования нотариальных документов законодательно не урегулирован. Архивы нотариусов, сложивших свои полномочия, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, у которых есть помещение, отвечающее требованиям хранения документов, а также возможность его содержать за собственный счет. На содержание архивов нотариусам приходится затрачивать значительные средства. Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только нотариальными палатами вместо отдельных нотариусов.
Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы, куда по истечении установленных сроков хранения будут поступать документы от всех нотариусов данного региона: «нотариальные документы нотариусов, занимающихся частной практикой, сформированные в номенклатурные дела, по истечении 5 лет, начиная со следующего года после окончания производства по делу, подлежат передаче нотариусом в нотариальную палату субъекта Российской Федерации, членом которой он является». Если нотариус прекратил деятельность (сложил полномочия, лишен полномочий по решению суда и т.д.), все его дела так же будут переданы в архив нотариальной палаты.
Наряду с этим, законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона. В настоящий момент они обращаются к нотариусу, которому передан на ответственное хранение соответствующий архив. Копии нотариальных документов, выдаваемые нотариальной палатой субъекта Российской Федерации из нотариального архива, приравниваются по статусу к дубликату документа. Тем самым предполагается, что это позволит усовершенствовать систему нотариального делопроизводства и облегчить поиск и получение архивных документов как для граждан, так и для юридических лиц.
При этом за нотариальными палатами субъектов предполагается закрепить право утверждать графики передачи нотариальных документов и установить отлагательные сроки передачи документов в архив палаты, что позволит обеспечить готовность нотариальных палат к реализации положений законопроекта. В частности, решить вопросы финансирования создания нотариального архива, а также организационные вопросы, связанные с обеспечением надлежащего хранения нотариальных документов.
Источник: https://22.notariat.ru/ru-ru/news/notarialnye-arhivy-mogut-stat-centralizovannymi